Náhrada za použití soukromého automobilu při pracovní cestě se počítá jako ujetá vzdálenost v km vynásobená sazbou 11 Kč/km (nebo vyšší sazbou dle dohody se zaměstnavatelem). Tato sazba zahrnuje jak pohonné hmoty, tak i opotřebení vozidla. Pro rok 2026 je sazba za 1 km stanovena nařízením vlády č. 398/2023 Sb.

Za taxi při pracovní cestě náleží náhrada ve výši skutečných výdajů, maximálně však 50 Kč/km. To znamená, že zaměstnanec prokáže skutečné výdaje za taxi a zaměstnavatel je proplatí, ale při absenci dokladu se použije paušální sazba 50 Kč/km.

Při použití hromadné dopravy náleží náhrada ve výši skutečných výdajů na jízdné. Pro zjednodušení lze použít průměrnou sazbu 3,60 Kč/km, která reflektuje typické náklady na MHD a regionální dopravu. Pro dálkové vlaky nebo autobusy je však třeba proplatit skutečné jízdné na základě jízdenky.

Ujetá vzdálenost se prokazuje zpravidla záznamem v tachometru na začátku a konci cesty, případně výpisem z navigace nebo mapovou službou. Zaměstnavatel může stanovit vnitřní předpis, jakým způsobem se vzdálenost prokazuje. Důležité je doložit trasu cesty — odkud kam.

Ano, zaměstnavatel může v kolektivní smlouvě nebo vnitřním předpisu stanovit vyšší sazbu náhrady za použití soukromého vozidla. Při dohodě se zaměstnancem (například při častém používání soukromého vozidla) lze sjednat i výrazně vyšší sazbu, která bude plnit funkci paušální náhrady zahrnující veškeré náklady spojené s používáním vozidla.

Náhrada jízdních výdajů (§ 157 ZP) je nárok zaměstnance při pracovní cestě — zaměstnavatel ji musí proplatit. Kilometrový paušál je naopak částka, kterou může zaměstnanec uplatnit jako daňový výdaj při používání soukromého vozidla pro pracovní účely (pro podnikatele). Jde tedy o dva různé koncepty: jeden chrání zaměstnance, druhý umožňuje zaměstnanci (podnikateli) daňové zvýhodnění.