Náhrada za pohonné hmoty se počítá jednoduše: (spotřeba na 100 km / 100) × ujeté kilometry × cena za litr. Například při spotřebě 7 l/100 km, ujetých 100 km a ceně 45 Kč/l činí náhrada 315 Kč. Výpočet odpovídá skutečné spotřebě paliva a jeho aktuální ceně.

Pro výpočet náhrady se použije spotřeba dle technického průkazu vozidla, případně lze použít skutečnou prokázanou spotřebu. V praxi zaměstnavatelé často stanovují vnitřní sazbu spotřeby, která reflektuje průměrnou spotřebu firemního vozového parku. Vždy je vhodné postupovat dle vnitřního předpisu zaměstnavatele.

Ano, cena pohonných hmot by měla být doložena účtenkou z čerpací stanice. Pokud zaměstnanec nemá účtenku, lze použít průměrnou cenu pohonných hmot v daném období stanovenou zaměstnavatelem. Někteří zaměstnavatelé používají pevně stanovené vnitřní sazby, které není třeba dokládat.

Náhrada za pohonné hmoty náleží pouze za kilometry skutečně ujeté v přímé souvislosti s pracovní cestou. Soukromé jízdy, které nejsou součástí pracovní cesty, se do náhrady nezapočítávají. Zaměstnanec by měl vést záznamy o ujetých kilometrech a cestách, aby mohl prokázat rozsah pracovní cesty.

Náhrada za pohonné hmoty (§ 158 ZP) refunduje skutečnou spotřebu paliva na základě doložené ceny a spotřeby. Jde o detailní výpočet. Naproti tomu někteří zaměstnavatelé vyplácejí paušální náhradu za kilometry, která zahrnuje nejen pohonné hmoty, ale i opotřebení vozidla, pojištění a další náklady. Paušální náhrada se obvykle vyplácí při pravidelném používání soukromého vozidla pro pracovní účely.

Ano, vzorec (spotřeba/100) × km × cena funguje univerzálně pro jakýkoli typ paliva — benzín, naftu, CNG, LPG i elektřinu (kWh). U elektromobilů se počítá spotřeba v kWh/100 km a cena za kWh. Důležité je použít správnou jednotku spotřeby a odpovídající cenu za tuto jednotku.