Die allgemeinen Sorgfaltspflichten werden in fünf Fällen ausgelöst: (1) Bei der Begründung einer Geschäftsbeziehung — unabhängig vom Betrag. (2) Bei gelegentlichen Transaktionen ab 15.000 Euro. (3) Bei Bar-Transaktionen im Handelsgewerbe ab 10.000 Euro (einschließlich Kunsthändler und Auktionshäuser). (4) Bei einem Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung — in diesem Fall gilt die Pflicht ohne Schwellenwert. (5) Bei Zweifeln an der Echtheit oder Angemessenheit der Kundendaten.

Bei Auslösung der Sorgfaltspflichten entstehen insbesondere folgende Pflichten: Identifizierung des Kunden und Überprüfung anhand von Ausweispapieren (§ 365p GewO), Ermittlung des wirtschaftlichen Eigentümers bei juristischen Personen (§ 365q GewO), Feststellung von Zweck und Art der Geschäftsbeziehung (§ 365r GewO), laufende Überwachung von Transaktionen (§ 365s GewO) und im Verdachtsfall unverzügliche Meldung an die FIU Austria (§ 365t GewO). Die Dokumente sind 5 Jahre aufzubewahren (§ 365u GewO).

Für Handelsgewerbetreibende einschließlich Versteigerer gilt eine spezielle Schwelle von 10.000 Euro für Bar-Transaktionen (§ 365o Z 3 lit a GewO). Diese Schwelle gilt auch dann, wenn die Transaktion in mehreren Vorgängen getätigt wird, zwischen denen eine Verbindung zu bestehen scheint. Es werden also auch verbundene Transaktionen zusammengerechnet. Kunsthändler, Galerien und Auktionshäuser unterliegen derselben Schwelle (§ 365o Z 3 lit b GewO).

Ja — bei einem Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung besteht eine gesetzliche Meldepflicht ohne Ausnahme (§ 365o Z 4 GewO). Der Schwellenwert von 15.000 oder 10.000 Euro gilt in diesem Fall nicht. Die Meldung ist an die FIU Austria (Finanz intelligence Unit) zu richten und hat unverzüglich zu erfolgen — spätestens jedoch fünf Werktage nach Entdeckung des Verdachts. Die Transaktion darf bis zur Entscheidung der Behörde nicht ausgeführt werden. Der Hinweisgeberschutz nach § 42 FINA 2024 gilt für die meldende Person.

Die Aufbewahrungspflicht beträgt gemäß § 365u GewO fünf Jahre ab dem Ende der Geschäftsbeziehung oder der Transaktion. Dies gilt für alle Dokumente, die im Rahmen der Sorgfaltspflichten erhoben wurden — insbesondere Kopien der Ausweisdokumente, Informationen zum wirtschaftlichen Eigentümer, Nachweise über den Zweck der Geschäftsbeziehung und Transaktionsbelege. Die Aufbewahrung kann sowohl in Papierform als auch elektronisch erfolgen.

Im Bereich des Verdachts auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung gibt es keine Ausnahmen — die Meldepflicht gilt immer (§ 365o Z 4 GewO). Bei den Betragsschwellen (15.000 Euro und 10.000 Euro) gibt es ebenfalls keine Ausnahmen. Allerdings können die Sorgfaltspflichten unter bestimmten Voraussetzungen vereinfacht oder verschärft angewendet werden, abhängig vom Risikoprofil des Kunden und der Geschäftsbeziehung. Die Risikobewertung sollte dokumentiert werden.

Bei Verletzung der Sorgfaltspflichten drohen erhebliche Sanktionen. Die Gewerbeordnung sieht für Verfehlungen Strafbestimmungen vor (§ 366 GewO). Bei schwerwiegenden Verstößen — insbesondere bei unterlassener Verdachtsmeldung — kann dies als Verwaltungsübertretung geahndet werden. Darüber hinaus kann die zuständige Behörde Auflagen erteilen oder im Extremfall die Gewerbeberechtigung entziehen. Auch strafrechtliche Konsequenzen (Geldwäsche-Beihilfe) sind bei schwerwiegender Nichtbeachtung möglich.

Die FIU Austria (Finanz Intelligence Unit) ist die zentrale Meldestelle für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung in Österreich. Sie ist beim Bundesministerium für Finanzen angesiedelt und nimmt Verdachtsmeldungen von Verpflichteten entgegen. Die FIU wertet die Meldungen aus und leitet sie bei begründetem Verdacht an die Strafverfolgungsbehörden weiter. Die meldende Stelle erhält grundsätzlich keine Rückmeldung über den Ausgang — dies dient dem Schutz der meldenden Person und der laufenden Ermittlungen.