Terminu wystawienia faktury VAT nie można lekceważyć — jego przekroczenie może skutkować sankcjami karnoskarbowymi. Art. 106i ustawy o VAT jasno określa, że fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi. To oznacza, że pomiędzy dostawą a fakturą może upłynąć nawet 45 dni, ale nie więcej.

Termin standardowy (płatność po dostawie)

W najczęściej spotykanym przypadku, gdy płatność następuje po dostawie towarów lub wykonaniu usługi, termin na wystawienie faktury wynosi do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy. Przykład praktyczny: dostawa towarów 20 marca → fakturę należy wystawić najpóźniej 15 kwietnia. Daje to przedsiębiorcy 25 dni na sporządzenie dokumentu.

Termin przy zaliczce (zapłata przed dostawą)

Sytuacja zmienia się, gdy kontrahent płaci przed dostawą. Wtedy termin liczony jest od miesiąca otrzymania zapłaty, nie od miesiąca dostawy. Przykład: zaliczka wpływa 10 marca → faktura zaliczkowa do 15 kwietnia. Przy dostawie w maju trzeba wystawić fakturę końcową do 15 czerwca.

Termin przy usługach ciągłych i comiesięcznych dostawach

Przy usługach świadczonych stale (np. usługi księgowe, wynajem) termin liczony jest od końca miesiąca, w którym usługa została wykonana. W praktyce oznacza to, że faktura za marzec wystawiana jest do 15 kwietnia. Przy dostawach rozłożonych w czasie (np. częściowa dostawa przez kilka miesięcy) — każda część generuje odrębny termin.

Konsekwencje przekroczenia terminu

Wystawienie faktury z opóźnieniem to wykroczenie skarbowe zagrożone karą grzywny do 720 stawek dziennych (stawka dzienna może wynosić od 1/30 do 1/10 minimalnego wynagrodzenia). Poza sankcjami karnoskarbowymi opóźnienie może też komplikować rozliczenia VAT u kontrahentów — nabywcy mogą mieć prawo do odliczenia VAT dopiero w miesiącu wystawienia faktury, nie w miesiącu dostawy.