Dienstreise abrechnen: Unser Rechner berechnet Fahrtkosten (30 ct/km Privat-PKW), Verpflegungspauschalen (15 € / 30 € je nach Abwesenheit) und Übernachtungskosten — alles nach § 9 EStG, steuerfrei erstattbar oder als Werbungskosten absetzbar.
Reisekosten-Rechner 2026
Dienstreise abrechnen — Fahrtkosten, Spesen und Übernachtung nach § 9 EStG
Rechtsgrundlage
- § 9 Einkommensteuergesetz (EStG) ↗
Werbungskosten — Fahrtkosten (Abs. 1 Nr. 4a: 30 ct/km), Verpflegungsmehraufwand (Abs. 4a: 15/30 €), Übernachtung
Gültig ab: 1. 1. 2026
- R 9.5 Lohnsteuer-Richtlinien (LStR 2023) ↗
R 9.5 LStR: Reisekostenrecht — Auswärtstätigkeit, erste Tätigkeitsstätte, Verpflegungspauschalen
Gültig ab: 1. 1. 2023
Reisekosten 2026 — Fahrtkosten, Spesen & Übernachtung abrechnen
Dienstreisekosten 2026: Was ist absetzbar?
Wer beruflich reist, kann drei Arten von Kosten steuerlich geltend machen: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand (Spesen) und Übernachtungskosten. Diese Kosten sind entweder als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzbar oder können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden — bis zu den gesetzlichen Höchstbeträgen nach § 9 EStG.
Fahrtkosten: 30 Cent pro Kilometer
Für Dienstreisen mit dem Privat-PKW gilt seit Jahren die pauschale Kilometervergütung von 30 Cent pro Kilometer (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG). Diese Pauschale gilt für die gesamte Fahrstrecke — nicht nur für die einfache Fahrt. Wichtig: Bei einem Firmenwagen kann keine Kilometer-Pauschale angesetzt werden, da die Fahrzeugkosten bereits vom Arbeitgeber getragen werden.
Tipp: Wenn die tatsächlichen Fahrzeugkosten höher als 30 Cent pro Kilometer sind, können Arbeitnehmer alternativ die realen Kosten nachweisen und ansetzen (Kostennachweis durch Fahrtenbuch und Belege).
Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen 2026
Für Mehraufwendungen bei der Verpflegung auf Dienstreisen gelten feste Pauschalen, die ohne Belege angesetzt werden können (§ 9 Abs. 4a EStG):
- 30 € pro Tag bei Abwesenheit von mehr als 24 Stunden (ganztägige Abwesenheit)
- 15 € pro Tag für An- und Abreisetage sowie bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (aber weniger als 24 Stunden)
Die Pauschalen gelten für das Inland. Für Auslandsdienstreisen gibt es länderspezifische Sätze (BMF-Schreiben, jährlich aktualisiert). Die Verpflegungspauschalen werden gekürzt, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten zur Verfügung stellt (Frühstück: 20 %, Mittag/Abend: 40 % der Tagespauschale).
Übernachtungskosten: Nur belegbare Kosten
Hotelkosten können in tatsächlicher Höhe laut Rechnung angesetzt werden. Anders als bei Fahrtkosten und Verpflegung gibt es für Arbeitnehmer keinen Pauschbetrag für Übernachtungen. Die Hotelrechnung muss aufbewahrt werden. Arbeitgeber können bis zu 20 € pro Übernachtung pauschal erstatten, wenn kein Beleg vorliegt — allerdings nur für Nebenkosten wie Telefon oder Frühstück, die nicht separat ausgewiesen werden.
Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber
Erstattet der Arbeitgeber Reisekosten bis zu den gesetzlichen Höchstbeträgen, sind diese Zahlungen lohnsteuerfrei. Übersteigt die Erstattung die Pauschalen, ist der übersteigende Betrag steuerpflichtig. Arbeitnehmer, die keine oder nur teilweise Erstattung erhalten, können die Differenz als Werbungskosten in der Steuererklärung (Anlage N) geltend machen.
Häufige Fragen zu Reisekosten
Was ist der Unterschied zwischen Dienstreise und Fahrt zur Arbeit?
Die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Arbeitsstätte) wird mit der Entfernungspauschale (0,30 € pro Entfernungskilometer) abgerechnet — nicht als Dienstreise. Dienstreisen sind Fahrten zu anderen Orten (Kunden, Meetings, andere Standorte) außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Bei Dienstreisen gilt die Kilometerpauschale für die gesamte Fahrstrecke (hin und zurück).
Kann ich bei einer Dienstreise mit dem Zug die Fahrtkosten absetzen?
Ja — Bahntickets, Flugtickets und andere öffentliche Verkehrsmittel können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten angesetzt werden. Die Km-Pauschale von 30 Cent gilt nur für den Privat-PKW. Taxi- und Mietwagenkosten können ebenfalls in voller Höhe geltend gemacht werden.
Gilt die Verpflegungspauschale auch bei eintägigen Dienstreisen?
Ja, bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (aber weniger als 24 Stunden) greift die niedrigere Pauschale von 15 € pro Tag. Bei einer Abwesenheit unter 8 Stunden gibt es keine Verpflegungspauschale. Die Abwesenheit wird von der Abfahrt bis zur Rückkehr gemessen — nicht die reine Reisezeit.
Was passiert, wenn mein Arbeitgeber nur einen Teil der Reisekosten erstattet?
Den nicht erstatteten Teil können Sie als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung (Anlage N) angeben. Beispiel: Arbeitgeber erstattet 20 ct/km, gesetzliche Pauschale beträgt 30 ct/km — Sie können 10 ct/km als Werbungskosten ansetzen. Das gilt gleichermaßen für Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten.
Wie lange muss ich Belege für Dienstreisekosten aufbewahren?
Für Arbeitnehmer gilt die reguläre Aufbewahrungsfrist: Belege sollten mindestens so lange aufbewahrt werden, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist — in der Praxis empfehlen Steuerberater 4–6 Jahre. Für Fahrtenbücher (Nachweis tatsächlicher Fahrzeugkosten) gilt die Aufbewahrungspflicht über den gesamten Zeitraum der Nutzung plus gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
Gibt es für Auslandsdienstreisen andere Verpflegungspauschalen?
Ja — für Auslandsdienstreisen gelten länderspezifische Tagessätze, die das Bundesfinanzministerium (BMF) jährlich in einem Schreiben veröffentlicht. Diese Sätze variieren je nach Land erheblich: von ca. 20 € (Westeuropa) bis über 50 € (USA, Skandinavien). Dieser Rechner zeigt nur die Inlandsbeträge (Deutschland).