Wie viel Spesen darf Ihr Arbeitgeber steuerfrei zahlen? Nach § 9 Abs. 4a EStG gelten 2026 30 € pro vollem Reisetag im Inland und 15 € für An-/Abreisetage. Für Auslandsreisen (Österreich, Schweiz, USA, Frankreich) gelten höhere Pauschalen — unser Rechner ermittelt den steuerfreien Betrag inkl. Mahlzeitenkürzung.
Verpflegungsmehraufwand-Rechner
Rechtsgrundlage
- § 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz (EStG) ↗
Werbungskosten — Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeit, Pauschbeträge Inland und Ausland
Gültig ab: 1. 1. 2026
Verpflegungsmehraufwand — Grundlagen und Sätze 2026
Was ist Verpflegungsmehraufwand?
Wer beruflich auswärts tätig ist, hat erhöhte Verpflegungskosten — schließlich kann man nicht wie gewohnt zu Hause essen. Das Steuerrecht erkennt diese Mehrkosten an und stellt pauschale Beträge steuerfrei: den sogenannten Verpflegungsmehraufwand (VMA) nach § 9 Abs. 4a EStG. Zahlt der Arbeitgeber diese Pauschalen, sind sie steuer- und sozialversicherungsfrei. Erhält der Arbeitnehmer nichts, kann er die Beträge als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend machen.
Inlandspauschalen 2026
Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten 2026 folgende Pauschbeträge: 30 € pro Tag bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden (voller Reisetag) und 15 € für An- und Abreisetage (Abwesenheit mehr als 8 Stunden). Diese Beträge hat der Gesetzgeber im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2022 von 28 € auf 30 € bzw. von 14 € auf 15 € angehoben und sie gelten seither unverändert.
Auslandspauschalen — BMF-Tabelle
Bei Auslandsdienstreisen gelten höhere Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich per Verwaltungsschreiben veröffentlicht. Sie berücksichtigen unterschiedliche Preisniveaus in den Zielländern. Österreich: 52 €/Tag, Schweiz: 67 €/Tag, USA: ca. 48 €/Tag (variiert je Stadt — New York ist teurer als ländliche Gebiete). Unser Rechner deckt die häufigsten Reiseziele ab.
Kürzung für gestellte Mahlzeiten
Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten (z.B. Hotelfrühstück, Firmenessen) oder erstattet deren Kosten, sind die VMA-Pauschalen zu kürzen (§ 9 Abs. 4a S. 8 EStG): 20% der Tagespauschale je Frühstück (DE: 6 €), 40% je Mittag- oder Abendessen (DE: je 12 €). Die Kürzung ist auf die jeweilige Tagespauschale begrenzt — eine negative Spese ist nicht möglich. Unser Rechner berücksichtigt die Kürzung für erhaltene Frühstücke.
Selbstständige und Freiberufler
Auch Selbstständige können die Verpflegungspauschalen als Betriebsausgaben abziehen (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 EStG). Die gleichen Sätze wie für Arbeitnehmer gelten. Bei einer 3-tägigen Konferenz in Wien (1 Anreisetag + 1 voller Tag + 1 Abreisetag) ergibt sich z.B.: 37 + 52 + 37 = 126 € steuerfreie Spesen — ohne jeden Beleg.
Häufige Fragen zum Verpflegungsmehraufwand
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026 in Deutschland?
Für 2026 gelten folgende Pauschbeträge nach § 9 Abs. 4a EStG: 30 € für jeden Kalendertag mit mehr als 24 Stunden Abwesenheit (voller Tag), 15 € für An- und Abreisetage (Abwesenheit mehr als 8 Stunden). Bei Auslandsreisen gelten höhere länderspezifische Sätze gemäß BMF-Tabelle.
Was ist der Unterschied zwischen Verpflegungsmehraufwand und Tagegeld?
Verpflegungsmehraufwand (VMA) ist der steuerrechtliche Begriff (§ 9 EStG) für die Mehrkosten bei Auswärtstätigkeit. Tagegeld ist der arbeitsrechtliche Begriff für die Spesenzahlung des Arbeitgebers. Zahlt der Arbeitgeber maximal die gesetzlichen Pauschalen, ist dies steuer- und sozialversicherungsfrei. Höhere Zahlungen sind als Arbeitslohn zu versteuern.
Wann muss der Verpflegungsmehraufwand gekürzt werden?
Nach § 9 Abs. 4a S. 8 EStG sind die Pauschalen zu kürzen, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt oder deren Kosten übernimmt: 20% der Tagespauschale für das Frühstück, je 40% für Mittagessen und Abendessen. Für Deutschland bedeutet das: Frühstück = 6 €, Mittag = 12 €, Abend = 12 €. Die Kürzung erfolgt auf die Tagespauschale des jeweiligen Reisetags.
Wie lange muss die Abwesenheit für einen An-/Abreisetag sein?
An- und Abreisetage berechtigen zur halben Pauschale (15 € Inland 2026), wenn die Abwesenheitsdauer mehr als 8 Stunden beträgt. Der Anreisetag beginnt mit dem Verlassen des Wohnorts (oder der ersten Tätigkeitsstätte), der Abreisetag endet mit der Rückkehr. Die Uhrzeit der Abwesenheit ist relevant, nicht das Datum.
Gilt die Verpflegungspauschale auch für Selbstständige?
Ja: Selbstständige können den Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe abziehen (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 EStG). Die gleichen Pauschalen wie für Arbeitnehmer gelten. Alternativ können tatsächliche Kosten geltend gemacht werden, was aber mit Belegen nachgewiesen werden muss. Die Pauschalen sind einfacher und werden ohne Belege akzeptiert.
Welche Auslandspauschalen gelten für häufige Reiseziele 2026?
Für 2026 gelten u.a. folgende Tagespauschalen (voller Tag): Österreich 52 €, Schweiz 67 €, USA 48 € (New York-Näherung, variiert je Stadt), Frankreich 47 €, Niederlande 40 €, Polen 45 €. Die vollständige Länderliste veröffentlicht das BMF jährlich als Verwaltungsschreiben. Unser Rechner deckt die häufigsten Reiseziele ab.