Opłata kancelaryjna jest pobierana przez sąd za czynności kancelaryjne związane z wydawaniem dokumentów stronom postępowania. W odróżnieniu od opłat sądowych (związanych z wszczęciem postępowania), opłaty kancelaryjne są opłatami za konkretne usługi administracyjne — sporządzenie odpisu, poświadczenie, wydanie zaświadczenia czy udostępnienie nagrania z rozprawy.

Odpisy, wypisy i wyciągi — art. 77 ust. 1 uKoszSad

Za wydanie poświadczonego odpisu, wypisu lub wyciągu z akt sądowych, a także za wydanie zaświadczenia lub innego dokumentu pobiera się 20 zł za każde rozpoczęte 10 stron dokumentu. Opłata ta dotyczy m.in.:

• odpisu orzeczenia (wyroku, postanowienia)
• odpisu orzeczenia ze stwierdzeniem prawomocności
• odpisu orzeczenia ze stwierdzeniem wykonalności (klauzula)
• wypisu aktu notarialnego złożonego do akt sądowych
• zaświadczeń wydawanych przez sąd

Kopie dokumentów z akt — art. 78 uKoszSad

Niepoświadczone kopie dokumentów z akt sprawy podlegają korzystniejszej stawce: 20 zł za każde rozpoczęte 20 stron (art. 78 uKoszSad). Przykładowo: kopia protokołu rozprawy licząca 25 stron = ceil(25/20) = 2 × 20 = 40 zł.

Nośniki informatyczne z zapisem audio-wideo — art. 77 ust. 1a

Od 2016 r. polskie sądy rejestrują przebieg posiedzeń na nagranie audio-wideo (protokół elektroniczny). Strony mogą wnioskować o wydanie kopii nagrania na nośniku informatycznym. Opłata wynosi 20 zł za każdy nośnik (art. 77 ust. 1a uKoszSad). Jeżeli nagranie nie mieści się na jednym nośniku, strona płaci 20 zł za każdy kolejny nośnik.

Kiedy odpis jest wolny od opłaty?

Ustawa o kosztach sądowych przewiduje zwolnienia od opłat kancelaryjnych. Przykładowo, pierwsze zaświadczenie o prawomocności wyroku zasądzającego alimenty jest wolne od opłaty. Stronie zwolnionej od kosztów sądowych przysługuje bezpłatny odpis orzeczenia. Warto zawsze sprawdzić, czy konkretny rodzaj dokumentu nie jest objęty zwolnieniem.

Gdzie złożyć wniosek o odpis?

Wniosek o wydanie odpisu składa się w biurze obsługi interesantów sądu, który prowadził sprawę. Wniosek może być złożony osobiście, pocztą lub elektronicznie przez Portal Informacyjny Sądów Powszechnych. Opłatę uiszcza się przy składaniu wniosku lub przelewem na rachunek sądu.