Muss Ihr Unternehmen Bücher führen? Unser Rechner prüft die Buchführungspflicht nach § 238 HGB und die Befreiung nach § 241a HGB (Umsatz ≤ 800.000 € und Gewinn ≤ 80.000 €).
Rechtsgrundlage
- § 238 Handelsgesetzbuch (HGB) ↗
§ 238 HGB — Buchführungspflicht: Jeder Kaufmann muss Bücher führen und daraus ersichtlich sein lassen, wie die Geschäftslage ist
Gültig ab: 1. 1. 2024
- § 241a Handelsgesetzbuch (HGB) ↗
§ 241a HGB — Befreiung: Einzelkaufleute unter Umsatz 800.000 € UND Gewinn 80.000 € sind von Buchführungspflicht befreit
Gültig ab: 1. 1. 2024
Buchführungspflicht 2026 — § 238 HGB: Kaufmann, Schwellenwerte, GoB
Buchführungspflicht § 238 HGB — Grundlagen 2026
Die handelsrechtliche Buchführungspflicht nach § 238 HGB trifft jeden Kaufmann: Er ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen. Die Buchführung bildet die Grundlage für den Jahresabschluss (§ 242 HGB) und ist Voraussetzung für die steuerliche Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich (§ 5 EStG).
Befreiung nach § 241a HGB (ab 2024)
§ 241a HGB befreit Einzelkaufleute von der Buchführungspflicht, wenn sie an den Abschlussterminen zweier aufeinanderfolgender Jahre die Schwellenwerte nicht überschreiten: Umsatzerlöse ≤ 800.000 € UND Jahresüberschuss ≤ 80.000 €. Beide Kriterien müssen gleichzeitig erfüllt sein. Bei Überschreitung eines Schwellenwerts muss ab dem nächsten Geschäftsjahr Buch geführt werden. Dieser Schwellenwert wurde durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV 2024 von 600.000 € auf 800.000 € angehoben.
Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften
GmbH und AG sind als Kapitalgesellschaften stets buchführungspflichtig (§ 264 HGB), unabhängig von Umsatz und Gewinn. Sie müssen zudem einen Anhang und ggf. einen Lagebericht erstellen. OHG und KG sind als Personenhandelsgesellschaften ebenfalls stets nach § 238 HGB verpflichtet, sofern alle persönlich haftenden Gesellschafter Kapitalgesellschaften sind (§§ 264a ff. HGB).
Steuerliche Buchführungspflicht (§ 141 AO)
Neben der handelsrechtlichen Buchführungspflicht gibt es die steuerrechtlicheBuchführungspflicht nach § 141 AO. Sie gilt für gewerbliche Unternehmer, die einen Umsatz von mehr als 800.000 € oder einen Gewinn von mehr als 80.000 € erzielen — auch wenn keine handelsrechtliche Pflicht besteht. Das Finanzamt teilt die Buchführungspflicht förmlich mit.
Häufige Fragen zur Buchführungspflicht § 238 HGB
Wer ist nach § 238 HGB buchführungspflichtig?
§ 238 HGB: Buchführungspflichtig ist jeder Kaufmann i.S.d. §§ 1–6 HGB. Das sind Einzelkaufleute (§ 1 HGB — Ist-Kaufmann sowie § 2 HGB — Kann-Kaufmann), OHG, KG sowie Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG). Nicht buchführungspflichtig nach HGB sind Freiberufler (Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Ingenieure etc.) und Kleingewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind.
Was sind die Schwellenwerte nach § 241a HGB?
§ 241a HGB seit dem Jahresabschluss 2024: Einzelkaufleute sind von der Buchführungspflicht befreit, wenn sie an den Abschlussterminen zweier aufeinanderfolgender Geschäftsjahre nicht mehr als 800.000 € Umsatzerlöse UND nicht mehr als 80.000 € Jahresüberschuss aufweisen. Beide Kriterien müssen gleichzeitig erfüllt sein.
Was muss ein buchführungspflichtiges Unternehmen tun?
§ 238 HGB: Das Unternehmen muss Handelsbücher führen (Grundbuch, Hauptbuch), am Schluss des Geschäftsjahrs eine Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung erstellen (§ 242 HGB), alle Geschäftsvorfälle zeitgerecht erfassen und alle Unterlagen für 10 Jahre aufbewahren (§ 257 HGB). GmbH und AG müssen zusätzlich einen Anhang und ggf. Lagebericht erstellen (§ 264 HGB).
Was sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)?
Die GoB (§ 238 Abs. 1 HGB) sind die anerkannten Regeln für die Buchführung. Sie umfassen: Klarheit und Übersichtlichkeit, vollständige und richtige Erfassung aller Geschäftsvorfälle, zeitgerechte Verbuchung, sachgerechte Gliederung, Grundsatz der Vorsicht, Grundsatz der Stetigkeit und Grundsatz der Nachprüfbarkeit durch Sachverständige Dritte. Die GoB sind nicht abschließend kodifiziert.
Was sind die Folgen bei Verletzung der Buchführungspflicht?
Verletzung der Buchführungspflicht kann zivil- und steuerrechtliche Folgen haben: Steuerrechtlich darf das Finanzamt nach § 162 AO schätzen, was regelmäßig zu höheren Steuern führt. In der Insolvenz können Verletzungen der Buchführungspflicht Bankrotttatbestände nach §§ 283 ff. StGB erfüllen. Zudem kann der Geschäftsführer einer GmbH nach § 43 GmbHG persönlich haften.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
§ 257 HGB: Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Handelsbriefe (Geschäftsbriefe) und sonstige kaufmännische Dokumente 6 Jahre. Maßgeblich ist das Ende des Jahres, in dem die Aufzeichnungen abgeschlossen oder die Schriftstücke empfangen wurden. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres.