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§ 4 LStDV, § 41 EStG

Prüfen Sie die Mindestanforderungen an das Lohnkonto 2026 nach § 4 LStDV: 8 Pflichtangaben, Aufbewahrungspflicht 6 Jahre (§ 41 EStG) und geschätzter Nettolohn nach Steuerklasse.

Lohnkonto Mindestanforderungen (LStDV § 4) 2026

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Letzte Aktualisierung: 30. 3. 2026 · Gültig für: 2026 · Version: 1.0.0

Rechtsgrundlage

Lohnkonto Pflichtangaben 2026 — § 4 LStDV und § 41 EStG

<div class="mt-4 space-y-6 text-slate-700"> <div> <h3 class="font-semibold text-slate-900">Pflichtangaben im Lohnkonto nach § 4 LStDV</h3> <p class="mt-2"> Das <strong>Lohnkonto</strong> ist das zentrale Buchführungsdokument des Arbeitgebers für die Lohnsteuer. Nach <strong>§ 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV)</strong> ist der Arbeitgeber verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto zu führen und darin mindestens <strong>8 Pflichtangaben</strong> festzuhalten: Lohnzahlungszeitraum, Art und Höhe des Bruttolohns, Nettolohn, Steuerklasse, Steuerfreibeträge, Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil), Kindergeld sowie sonstige steuerlich relevante Bezüge. </p> <p class="mt-2"> Die korrekte Führung des Lohnkontos ist keine bloße Formalität — sie bildet die Grundlage für die ordnungsgemäße Lohnsteuerabführung und dient als Nachweis bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt. Fehler oder Lücken im Lohnkonto können zur <strong>Haftung des Arbeitgebers</strong> für entgangene Lohnsteuer führen (§ 42d EStG). </p> </div> <div> <h3 class="font-semibold text-slate-900">Aufbewahrungspflicht: 6 Jahre nach § 41 EStG</h3> <p class="mt-2"> § 41 Abs. 1 EStG schreibt eine <strong>Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren</strong> vor. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Lohnkonto geführt wurde. Ein Lohnkonto für 2026 muss also bis mindestens Ende 2032 aufbewahrt werden. Für Unternehmen mit handelsrechtlicher Buchführungspflicht gilt zusätzlich § 257 HGB (10 Jahre für Handelsbücher und Buchungsbelege), was in der Praxis die Lohnkonto-Aufbewahrung faktisch auf 10 Jahre verlängert. </p> <p class="mt-2"> Elektronische Lohnkonten sind nach § 4 Abs. 2 LStDV zulässig, sofern sie jederzeit lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sind. Die Anforderungen der <strong>GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern)</strong> müssen erfüllt sein. Bei Finanzamtsprüfungen besteht eine Pflicht zur digitalen Ausleitung der Daten (Z3-Zugriff). </p> </div> <div> <h3 class="font-semibold text-slate-900">Praktische Bedeutung des Vollständigkeitsscores</h3> <p class="mt-2"> Der <strong>Vollständigkeitsscore</strong> zeigt, ob alle 8 Pflichtfelder nach § 4 LStDV im Lohnkonto vorhanden sind. Ein Score von 100 % bedeutet, dass sämtliche Mindestangaben enthalten sind. In der Praxis kommt es häufig zu Unvollständigkeiten bei der Erfassung von <strong>Steuerfreibeträgen</strong> (werden Lohnsteuerfreibeträge vom Finanzamt eingetragen und gelten mehrere Jahre, müssen sie im Lohnkonto vermerkt werden) oder bei <strong>sonstigen Bezügen</strong> (Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, geldwerte Vorteile). </p> <p class="mt-2"> Die <strong>Steuerklasse</strong> ist eine besonders kritische Pflichtangabe: Sie bestimmt den anzuwendenden Lohnsteuertarif und damit die Höhe der Lohnsteuerabführung. Eine falsch eingetragene Steuerklasse kann zu erheblichen Nachzahlungen oder Erstattungen bei der Jahressteuererklärung des Arbeitnehmers führen. Der Arbeitgeber erhält die Steuerklasse aus der <strong>ELStAM-Datenbank</strong> (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) der Finanzverwaltung. </p> </div> </div>

Häufige Fragen zum Lohnkonto

Welche Pflichtangaben müssen im Lohnkonto enthalten sein?

Nach § 4 LStDV müssen im Lohnkonto mindestens folgende 8 Angaben enthalten sein: (1) Lohnzahlungszeitraum, (2) Art und Höhe des Bruttolohns, (3) Nettolohn, (4) Steuerklasse, (5) Steuerfreibeträge, (6) Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil), (7) Kindergeld, (8) sonstige Bezüge. Fehlen Pflichtangaben, riskiert der Arbeitgeber Bußgelder und Haftung für entgangene Lohnsteuer.

Wie lange muss das Lohnkonto aufbewahrt werden?

Das Lohnkonto muss nach § 41 Abs. 1 EStG mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, für das das Lohnkonto geführt wurde. Beispiel: Ein Lohnkonto für 2026 muss bis mindestens Ende 2032 aufbewahrt werden. Bei laufenden Rechtsstreitigkeiten oder Steuerprüfungen kann die Pflicht zur Aufbewahrung länger andauern.

Ist ein elektronisches Lohnkonto zulässig?

Ja, nach § 4 Abs. 2 LStDV ist ein elektronisches Lohnkonto zulässig, wenn es jederzeit lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar ist. Gängige Lohnbuchhaltungssoftware (DATEV, SAP, Lexoffice etc.) erfüllt diese Anforderungen. Bei einer Betriebsprüfung muss das elektronische Lohnkonto auf Anfrage als maschinell lesbarer Datensatz übermittelt werden können (GoBD).

Was passiert, wenn das Lohnkonto unvollständig ist?

Ein unvollständiges Lohnkonto kann erhebliche Konsequenzen haben: Das Finanzamt kann die fehlenden Lohnsteuerbeträge schätzen und den Arbeitgeber in Haftung nehmen (§ 42d EStG). Zudem drohen Bußgelder wegen Verletzung der Aufzeichnungspflichten. Bei Sozialversicherungsprüfungen können fehlende SV-Beitragsangaben zur Nachzahlung von Beiträgen führen. Im Extremfall können strafrechtliche Konsequenzen eintreten.

Muss für jeden Arbeitnehmer ein separates Lohnkonto geführt werden?

Ja, gemäß § 41 Abs. 1 EStG ist für jeden Arbeitnehmer ein eigenes Lohnkonto zu führen. Dies gilt auch für geringfügig Beschäftigte (Minijobber), Auszubildende und kurzfristig Beschäftigte — wenn Lohnsteuer einzubehalten ist. Bei pauschal versteuerter Beschäftigung (§ 40a EStG) genügen vereinfachte Aufzeichnungen. Das Lohnkonto muss zu Beginn des Kalenderjahres oder bei Eintritt des Arbeitnehmers angelegt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Lohnkonto und Lohnabrechnung?

Das Lohnkonto (§ 4 LStDV) ist ein internes Buchführungsdokument des Arbeitgebers, das alle steuerlich relevanten Informationen eines Arbeitnehmers für das gesamte Kalenderjahr enthält. Die Lohnabrechnung (Gehaltsabrechnung) ist das monatliche Dokument, das dem Arbeitnehmer ausgehändigt wird. Das Lohnkonto kumuliert die monatlichen Lohnabrechnungen und dient als Grundlage für die Lohnsteuerbescheinigung, die am Jahresende ausgestellt wird.

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