Kalkulator oblicza proporcjonalny zwrot kosztów szkolenia przez pracownika przy odejściu przed upływem umownego okresu lojalnościowego (maksymalnie 3 lata). Zwrot jest proporcjonalny do pozostałego okresu. Podstawa: art. 1035 Kodeksu pracy (Dz.U. 2023 poz. 1465).
Podstawa prawna
- art. 1035 Kodeks pracy (Dz.U. 2023 poz. 1465) ↗
Obowiązuje od: 22. 9. 2023
- art. 1031 Kodeks pracy (Dz.U. 2023 poz. 1465) ↗
Obowiązuje od: 22. 9. 2023
Zwrot kosztów szkolenia — zasady i obliczenie
Pracodawca inwestujący w podnoszenie kwalifikacji pracownika może zabezpieczyć swoje wydatki umową szkoleniową. Jeśli pracownik odejdzie przed upływem ustalonego okresu, zobowiązany jest do proporcjonalnego zwrotu poniesionych kosztów.
Podstawa prawna — art. 1031-1036 KP
Przepisy art. 1031-1036 Kodeksu pracy regulują zasady umów o podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Art. 1035 KP stanowi, że jeśli pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem lub z naruszeniem przepisów w ciągu okresu ustalonym w umowie, zobowiązany jest do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę — proporcjonalnie do okresu nieobecności.
Obliczenie zwrotu
Zwrot oblicza się według wzoru: kwota = koszty szkolenia × (pozostały okres / umowny okres). Jeśli pracownik przepracował już część okresu, kwota zwrotu maleje proporcjonalnie. Po upływie pełnego okresu lojalnościowego pracownik nie ma obowiązku zwrotu.
Koszty kwalifikowane do zwrotu
Do kosztów szkolenia mogą być zaliczone: opłaty za kursy i szkolenia, koszty egzaminów, koszty podróży i zakwaterowania, koszty materiałów szkoleniowych. Pracodawca powinien precyzyjnie określić w umowie, które koszty podlegają zwrotowi.
Sytuacje wyłączające zwrot
Pracownik nie zwraca kosztów, gdy pracodawca rozwiązał z nim umowę bez wypowiedzenia z własnej winy lub gdy pracownik sam rozwiązał umowę z powodu naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków (art. 55 §1(1) KP, np. brak wypłaty wynagrodzenia).
Często zadawane pytania — zwrot kosztów szkolenia
Kiedy pracownik musi zwrócić koszty szkolenia?
Pracownik zobowiązany do zwrotu kosztów szkolenia (art. 1035 KP) jest nim, gdy: (1) zawarł umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, (2) rozwiązał stosunek pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia z winy pracodawcy w ciągu okresu ustalonego w umowie (max 3 lata), albo pracodawca rozwiązał z nim umowę bez wypowiedzenia z jego winy.
Jak obliczyć kwotę zwrotu kosztów szkolenia?
Zwrot jest proporcjonalny: kwota = koszty szkolenia × (pozostały okres / umowny okres). Przykład: szkolenie za 20 000 zł, umowa na 36 miesięcy, pracownik odchodzi po 12 miesiącach — pozostały okres = 24 mies., kwota zwrotu = 20 000 × 24/36 = 13 333,33 zł.
Jaki jest maksymalny okres lojalnościowy w umowie szkoleniowej?
Zgodnie z art. 1034 §2 KP maksymalny okres, przez który pracownik zobowiązany jest pracować po szkoleniu, nie może przekraczać 3 lat (36 miesięcy). Umowne zastrzeżenie dłuższego okresu jest nieważne.
Jakie koszty szkolenia podlegają zwrotowi?
Zwrotowi podlegają wydatki poniesione przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji, w szczególności: opłaty szkoleniowe, koszty podręczników i materiałów, koszty zakwaterowania i wyżywienia podczas szkolenia, koszty przejazdu na szkolenie, wynagrodzenie za czas zwolnienia z pracy na szkolenie.
Kiedy pracownik nie musi zwracać kosztów szkolenia?
Pracownik nie musi zwracać kosztów szkolenia, gdy: (1) przepracował pełny umowny okres lojalnościowy, (2) pracodawca rozwiązał z nim umowę bez wypowiedzenia z własnej winy, (3) pracownik rozwiązał umowę z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę (art. 55 §1(1) KP), (4) umowa szkoleniowa nie spełniała wymogów art. 1034 KP.