Wie lange müssen Sie eine Rechnung aufbewahren? Als Unternehmer gilt nach § 14b UStG eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Privatpersonen bei Handwerker-/Bauleistungen: 2 Jahre. Berechnen Sie das genaue Aufbewahrungsdatum für Ihre Rechnung.
Rechtsgrundlage
- § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) ↗
Aufbewahrung von Rechnungen — Unternehmer 10 Jahre, private Bauleistungsempfänger 2 Jahre
Gültig ab: 1. 1. 2004
- § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Abgabenordnung (AO) ↗
Aufbewahrungsfristen nach AO — Buchungsbelege inkl. Rechnungen 10 Jahre
Gültig ab: 1. 1. 2022
Aufbewahrungspflicht für Rechnungen nach § 14b UStG
§ 14b UStG verpflichtet alle Beteiligten eines Umsatzsteuergeschäfts — Unternehmer als Aussteller und Empfänger von Rechnungen — zur Aufbewahrung der Belege. Die Vorschrift sichert die Nachprüfbarkeit des Vorsteuerabzugs und der Umsatzsteuererhebung für die Finanzbehörden.
10-Jahres-Frist für Unternehmer
Unternehmer nach § 2 UStG müssen sowohl ausgestellte als auch empfangene Rechnungen 10 Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres der Rechnungsausstellung. Diese Frist deckt sich mit der allgemeinen Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO.
2-Jahres-Frist für Privatpersonen
Eine Sonderregel gilt für private Leistungsempfänger bei bestimmten Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken: Sie müssen Rechnungen über Handwerkerleistungen, Bauarbeiten, Reparaturen etc. 2 Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 S. 5 UStG). Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Leistungsempfänger auf diese Pflicht hinzuweisen.
Elektronische Aufbewahrung
Rechnungen dürfen digital archiviert werden — jedoch müssen elektronisch übermittelte Rechnungen (z.B. ZUGFeRD, XRechnung) im Originalformat aufbewahrt werden. Eine bloße Speicherung als PDF-Scan der E-Mail genügt nicht, wenn das strukturierte Originalformat noch vorhanden ist. Zur Sicherheit empfiehlt sich ein revisionssicheres Archivsystem (GoBD-konform).
Häufige Fragen zur Rechnungsaufbewahrung § 14b UStG
Wie lange müssen Unternehmer Rechnungen aufbewahren?
Unternehmer sind nach § 14b Abs. 1 S. 1 UStG verpflichtet, ausgestellte und empfangene Rechnungen 10 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom 15. März 2026 muss also bis zum 31. Dezember 2036 aufbewahrt werden.
Müssen auch Privatpersonen Rechnungen aufbewahren?
Ja — für bestimmte Leistungen müssen auch Privatpersonen Rechnungen aufbewahren. Nach § 14b Abs. 1 S. 5 UStG gilt eine Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren für Rechnungen über Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken (z.B. Bauarbeiten, Handwerkerleistungen). Der Auftragnehmer muss auf diese Pflicht hinweisen.
In welcher Form müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen können in Papierform oder elektronisch aufbewahrt werden (§ 14b Abs. 1 S. 2 UStG). Elektronische Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie übermittelt wurden — eine Konvertierung zu PDF ist nicht ausreichend, wenn das Original-Format noch vorhanden ist. Die Lesbarkeit muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.
Was sind die Konsequenzen einer Verletzung der Aufbewahrungspflicht?
Die Verletzung der Aufbewahrungspflicht nach § 14b UStG ist keine Ordnungswidrigkeit, kann aber steuerliche Konsequenzen haben: Das Finanzamt kann den Vorsteuerabzug versagen, wenn die zugrunde liegenden Rechnungen nicht mehr vorhanden sind. Bei der AO-Aufbewahrungspflicht (§ 147) kann die Vernichtung als Buchführungsmangel gewertet werden.
Gilt die 10-jährige Aufbewahrungspflicht auch für Kleinbetragsrechnungen?
Ja — auch Kleinbetragsrechnungen (Gesamtbetrag bis 250 € nach § 33 UStDV) unterliegen der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht für Unternehmer. Die vereinfachten Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechnungen beziehen sich nur auf den Inhalt der Rechnung, nicht auf die Aufbewahrungsdauer.