Wann darf Ihr Dokument vernichtet werden? Unser Rechner ermittelt die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist nach § 257 HGB: 10 Jahre für Jahresabschlüsse und Buchungsbelege, 6 Jahre für Handelsbriefe — mit konkretem Aufbewahrungsende.
Rechtsgrundlage
- § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) ↗
§ 257 HGB — Aufbewahrung von Unterlagen: Jahresabschlüsse/Buchungsbelege 10 Jahre, Handelsbriefe 6 Jahre
Gültig ab: 1. 1. 2014
- § 147 Abgabenordnung (AO) ↗
§ 147 AO — Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen (entsprechen § 257 HGB)
Gültig ab: 1. 1. 2014
Aufbewahrungsfristen 2026 — § 257 HGB: 10 und 6 Jahre im Überblick
Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB — Überblick
§ 257 HGB verpflichtet Kaufleute zur geordneten Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Das Gesetz unterscheidet zwei Fristen: 10 Jahre für Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Buchungsbelege, und 6 Jahre für Handelsbriefe und sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen. Parallel dazu gelten die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen des § 147 AO, die inhaltlich weitgehend identisch sind.
Fristbeginn: Ende des Entstehungsjahres
§ 257 Abs. 4 HGB: Die Aufbewahrungsfrist beginnt stets mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Ein Buchungsbeleg vom 1. Januar 2020 hat denselben Fristbeginn (31.12.2020) wie ein Beleg vom 31. Dezember 2020. Für die praktische Dokumentenverwaltung bedeutet das: Alle Unterlagen eines Jahres können zum gleichen Zeitpunkt vernichtet werden.
10-jährige Aufbewahrungspflicht
Zur 10-jährigen Aufbewahrungsgruppe gehören nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse (inklusive Anlagen), Lageberichte sowie alle Buchungsbelege — also Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Kassenbons, Verträge mit Buchungsfunktion. Für diese Unterlagen gilt die strenge 10-Jahres-Frist, weil sie die steuerliche und handelsrechtliche Nachweiskette bilden.
6-jährige Aufbewahrungspflicht
§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB: Empfangene und versandte Handelsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen unterliegen der 6-jährigen Frist. Als Handelsbrief gilt jedes Schriftstück, das ein Handelsgeschäft betrifft — Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Angebote, Lieferscheine, aber auch geschäftliche E-Mails. Reine interne Notizen oder Werbematerial sind keine Handelsbriefe.
Digitale Aufbewahrung und GoBD
Unterlagen können gemäß § 257 Abs. 3 HGB und den GoBD digital aufbewahrt werden. Wichtig: Elektronische Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden — ein PDF-Druck einer XML-Rechnung genügt nicht. Das Archivsystem muss GOBD-konform sein (Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsdauer). Bei einem Systemwechsel müssen alte Daten migriert oder lesbar gehalten werden.
Häufige Fragen zu § 257 HGB Aufbewahrungsfristen
Welche Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden?
§ 257 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4 HGB: 10 Jahre gelten für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenzettel, Verträge mit Belegfunktion). Die Frist gilt auch steuerrechtlich nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4 AO.
Welche Unterlagen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden?
§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 HGB: 6 Jahre gelten für empfangene und versandte Handelsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Handelsbriefe sind alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen (nicht nur Bestellungen/Auftragsbestätigungen, sondern auch E-Mails mit Geschäftsinhalt).
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist nach § 257 Abs. 4 HGB?
§ 257 Abs. 4 HGB: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Ein Buchungsbeleg vom 15. März 2020 hat Fristbeginn am 31. Dezember 2020. Bei 10-jähriger Frist endet sie am 31. Dezember 2030 — also kann das Dokument frühestens ab dem 1. Januar 2031 vernichtet werden.
Gilt die Aufbewahrungspflicht auch digital?
§ 257 Abs. 3 HGB und GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern): Unterlagen können auf Datenträgern aufbewahrt werden, sofern die Lesbarkeit, Unveränderlichkeit und Vollständigkeit sichergestellt sind. Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) müssen im Originalformat aufbewahrt werden — ein reiner PDF-Ausdruck genügt bei elektronischen Rechnungen nicht.
Was passiert bei Verletzung der Aufbewahrungspflicht?
Steuerrechtlich: Das Finanzamt kann die Buchführung als nicht ordnungsgemäß beurteilen und den Gewinn schätzen (§ 162 AO). Handelsrechtlich: Eine Verletzung kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Bei Insolvenz: Das Fehlen von Unterlagen kann Strafbarkeit nach § 283b StGB (Verletzung der Buchführungspflicht) begründen. Außerdem können Ansprüche mangels Nachweisen verloren gehen.
Gibt es Verlängerungen der Aufbewahrungsfristen?
§ 147 Abs. 3 AO: Wenn ein Steuerverfahren noch nicht abgeschlossen ist, verlängert sich die Frist bis zum Abschluss. Ähnlich: Bei schwebenden Gerichtsverfahren oder laufenden Betriebsprüfungen sollten Unterlagen bis zum endgültigen Abschluss aufbewahrt werden — auch wenn die reguläre Frist bereits abgelaufen ist.