Wynagrodzenie przysługuje pracownikowi wyłącznie za czas przepracowany lub prawnie usprawiedliwionej nieobecności (np. urlop, zwolnienie lekarskie). Gdy pracownik jest nieobecny bez usprawiedliwienia, pracodawca ma prawo — i obowiązek — odliczyć wynagrodzenie za ten czas z miesięcznej pensji.

Podstawa obliczania potrącenia za nieobecność

Potrącenie oblicza się jako: stawka godzinowa × 8 godzin × liczba dni nieobecności. Stawkę godzinową wyznacza się dzieląc wynagrodzenie miesięczne przez nominalny czas pracy w danym miesiącu (liczbę godzin roboczych). Tak obliczone potrącenie odzwierciedla koszt jednego dnia pracy pracownika.

Nieobecność usprawiedliwiona a nieusprawiedliwiona

Kodeks pracy rozróżnia nieobecności usprawiedliwione (choroba, urlop, opieka nad dzieckiem, siła wyższa) i nieusprawiedliwione. Jedynie za te drugie pracodawca może potrącić pełne wynagrodzenie. Za nieobecność usprawiedliwioną pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia lub zasiłku — zależnie od przyczyny nieobecności.

Procedura przy nieobecności nieusprawiedliwionej

Gdy pracownik nie stawi się do pracy i nie powiadomi o przyczynie nieobecności, pracodawca powinien wezwać go do wyjaśnienia. Dopiero po potwierdzeniu, że nieobecność jest nieusprawiedliwiona, można dokonać potrącenia. Pracodawca powinien pisemnie poinformować pracownika o dokonanym odliczeniu w rozliczeniu miesięcznym.

Skutki powtarzających się nieobecności nieusprawiedliwionych

Poza potrąceniem wynagrodzenia pracodawca może zastosować karę porządkową (upomnienie, nagana) lub w skrajnych przypadkach — rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 100 § 2 pkt 4 KP (ciężkie naruszenie obowiązku świadczenia pracy). Powtarzające się nieobecności mogą być podstawą do wypowiedzenia umowy z uzasadnioną przyczyną.