Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG: Stundennachweis erforderlich bei monatlichem Bruttoentgelt unter 2.958 € oder in Sonderbranchen (Bau, Gastronomie, Transport etc.). Aufbewahrungsfrist: 2 Jahre.
Rechtsgrundlage
- § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) ↗
Aufzeichnungspflicht für Arbeitszeiten — Dokumentationsgrenze 2.958 €/Monat brutto
Gültig ab: 1. 1. 2015
- § 1 Mindestlohn-Aufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) ↗
Konkretisierung der Aufzeichnungspflichten und Entgeltgrenze
Gültig ab: 1. 1. 2015
- § 21 Mindestlohngesetz (MiLoG) ↗
Bußgeld bis 30.000 € bei Verletzung der Aufzeichnungspflicht
Gültig ab: 1. 1. 2015
Mindestlohn Stundennachweis — Dokumentationspflicht § 17 MiLoG
Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG
Das Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber in bestimmten Fällen dazu, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten aufzuzeichnen (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Diese Aufzeichnungspflicht dient der Kontrolle, ob der gesetzliche Mindestlohn tatsächlich eingehalten wird. Zuständig für die Kontrolle ist der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit).
Wann besteht die Pflicht? — Entgeltgrenze und Sonderbranchen
Die Aufzeichnungspflicht gilt für alle Arbeitnehmer, deren monatliches Bruttoarbeitsentgelt die Dokumentationsgrenze von 2.958 € unterschreitet. In bestimmten Sonderbranchen — darunter Bau, Gastronomie, Beherbergung, Transport, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft und Messewirtschaft — besteht die Aufzeichnungspflicht unabhängig vom Entgelt generell für alle Beschäftigten (§ 17 Abs. 3 MiLoG i.V.m. § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz).
Inhalt und Form der Aufzeichnung
Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Aufzeichnungen müssen spätestens 7 Tage nach dem Arbeitstag erstellt sein. Es gibt keine Formpflicht — handschriftliche Zettel, Excel-Tabellen und digitale Zeiterfassungssysteme sind gleichermaßen zulässig, solange die Aufzeichnungen lesbar und nachvollziehbar sind. Die Unterlagen müssen im Inland aufbewahrt und dem Zoll auf Verlangen vorgelegt werden.
Aufbewahrungsfrist — 2 Jahre
Gemäß § 17 Abs. 2 MiLoG müssen die Aufzeichnungen und Belege mindestens 2 Jahreaufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Das bedeutet, dass Aufzeichnungen aus dem Jahr 2026 bis mindestens Ende 2028 aufzubewahren sind. Bei Kontrollen durch den Zoll müssen die Unterlagen unverzüglich vorgelegt werden.
Folgen bei Verstößen
Verletzungen der Aufzeichnungspflicht sind Ordnungswidrigkeiten nach § 21 Abs. 3 MiLoG und können mit Bußgeldern bis zu 30.000 € geahndet werden. Kommt zum fehlenden Stundennachweis eine Unterschreitung des Mindestlohns hinzu, erhöht sich das Bußgeld auf bis zu 500.000 €(§ 21 Abs. 1 MiLoG). Zusätzlich können Unternehmen von öffentlichen Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.
Häufige Fragen zur Dokumentationspflicht
Wann besteht eine Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG?
Eine Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG besteht, wenn das monatliche Bruttoentgelt des Arbeitnehmers unter 2.958 € liegt. In bestimmten Sonderbranchen (z.B. Bau, Gastronomie, Fleischwirtschaft, Transport) gilt die Aufzeichnungspflicht unabhängig vom Entgelt generell für alle Beschäftigten.
Was muss im Stundennachweis dokumentiert werden?
Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Aufzeichnungen müssen spätestens 7 Tage nach Erbringung der Arbeitsleistung erstellt werden. Elektronische und handschriftliche Aufzeichnungen sind zulässig, sofern sie lesbar und nachvollziehbar sind.
Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?
Die Aufzeichnungen und Belege nach § 17 Abs. 2 MiLoG müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung erstellt wurde. Bei Zollkontrollen müssen die Unterlagen vorgelegt werden können.
Warum liegt die Dokumentationsgrenze bei 2.958 €?
Die Grenze von 2.958 € entspricht dem 6,5-fachen des monatlichen gesetzlichen Mindestlohns (2.958 € = 13,90 € × 4,33 × 40 h × 1,225 Faktor). Ab diesem Entgelt geht der Gesetzgeber davon aus, dass der Mindestlohn sicher eingehalten wird und ein vereinfachter Nachweis ausreicht.
Welche Strafen drohen bei fehlenden Stundennachweisen?
Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG sind Ordnungswidrigkeiten nach § 21 Abs. 3 MiLoG. Es drohen Bußgelder bis zu 30.000 € pro Verstoß. Bei Mindestlohnunterschreitung können zusätzlich Bußgelder bis zu 500.000 € verhängt werden. Außerdem droht ein Ausschluss von öffentlichen Aufträgen.
Gilt die Aufzeichnungspflicht auch für Minijobber?
Ja, die Aufzeichnungspflicht gilt grundsätzlich auch für geringfügig Beschäftigte (Minijobber), da deren monatliches Entgelt in der Regel unter der Dokumentationsgrenze von 2.958 € liegt. Eine Ausnahme gilt nur für Arbeitnehmer in privaten Haushalten, die keine oder kaum wirtschaftliche Tätigkeit ausüben.